Hyper-groei structureren bij een crypto exchange scale-up
Introductie
Bij schaalgroei doorloopt een organisatie meerdere uitdagingen tegelijkertijd: verstoorde processen, onduidelijke leiderschapsrollen en communicatieproblemen. Onze opdrachtgever - een crypto exchange scale-up - groeide in hypersnel tempo van 70 naar circa 300 medewerkers, allemaal binnen één jaar op meerdere Europese locaties. Doelen en manieren van werken veranderden voortdurend. Onze missie: de organisatie helpen op te schalen en gestructureerder te worden om verdere groei te faciliteren.
Context
Door de groei verdubbelde de organisatie haar ontwikkelcapaciteit. Veel teamleden — zoals ex-developers — werden gepromoveerd naar teamleiders zonder de benodigde tools en ondersteuning. Lithe's rol verschoof snel naar het focussen op cultuur en het ondersteunen van deze teams en nieuwe leiders in hun nieuwe omgeving.
Lithe coaches deden veel aan mentoring, aangevuld met een reviewproces en actieve deelname aan het team. Kernvragen die we stelden:
Doet het team wat het moet doen?
Zijn de processen juist?
Zijn de juiste tools aanwezig?
Zijn de juiste meetings er? Hoe worden die gefaciliteerd?
Hoe ziet efficiënte communicatie eruit?
Hoe werkt een team samen en draagt het bij?
Onze aanpak
Basisprocessen op orde
Met de product owners en de CPO werd gewerkt aan de basis: JIRA ingezet om werk te organiseren en processen te borgen. Consistentie stond centraal: iedereen gebruikte dezelfde tickettypes, backlogs werden op dezelfde manier geprioriteerd en er was coherentie binnen en tussen teams.
Het Playbook
Met meerdere teams die aan verschillende features werkten, was synergie noodzakelijk. Teamleiders stonden onder druk en stress om continu te leveren, maar zonder de tools en middelen om met andere teams samen te werken. We introduceerden het Playbook - werk opgedeeld in vier fasen:
Werk voorbereiden
Werk plannen
Werk uitvoeren
Werk reviewen
Zodra een proces voor een stuk werk moest worden ontworpen, werd het gedocumenteerd. Het Playbook werd de centrale bron voor alles rondom processen en communicatie - ook als onboarding resource voor nieuwkomers.
OKRs en KPIs
OKRs werden geïmplementeerd door de hele organisatie. Op developmentniveau werden KPIs ingezet om voorspelbaarheid te verbeteren en problemen aan de oppervlakte te brengen. Op productniveau werden KPIs gebruikt om hypothesen te toetsen over de waarde van elke feature voor de eindklant.
Conway's Law toepassen
In een organisatie met kleine, gedistribueerde teams zijn er meer autonome teams met duidelijkere grenzen — wat leaner communicatie en schaalbaarheid bevordert. We hielpen de organisatie haar teamstructuur en communicatiepatronen zo in te richten dat complexe, monolithische architectuur werd vermeden.
Resultaten
Chaotische, verkokerde operatie van 40 verschillende systemen omgezet naar een gestroomlijnde organisatie
Nieuwe teamleiders ondersteund en gecoacht in hun rollen — cultuur van empowerment en eigenaarschap gecreëerd
Cross-team afhankelijkheden verbeterd en productvisibiliteit voor product owners bij stakeholders verhoogd
Fundament gelegd voor verdere groei naar 500+ medewerkers
Roadmaphelderheid gecreëerd en product owners voorzien van zichtbare tools voor stakeholdercommunicatie
